1. Introducción

La Junta Administrativa del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), cédula jurídica N.°3-008-084697, código presupuestario 4866, perteneciente al Circuito Educativo N.°04, emite el presente pliego de condiciones para invitar a los interesados a participar en el proceso de contratación administrativa bajo la modalidad de Licitación Reducida N.°16-IPEC BARVA-2025, denominado: “Servicio de mantenimiento de extintores para instalaciones institucionales”. Este procedimiento se rige por lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública N.°9986, su Reglamento y demás normativa conexa vigente aplicable en el sector público costarricense.

2. Objeto de la contratación

El presente proceso tiene como finalidad la contratación del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo de extintores que forman parte del sistema de seguridad contra incendios del IPEC Barva, en cumplimiento de la normativa vigente en materia de seguridad ocupacional, incluyendo el proceso de capacitación para el uso adecuado de los mismos. Los equipos por intervenir están ubicados en las instalaciones del IPEC Barva, cantón de Barva, Heredia.

3. Modalidad de contratación

El presente procedimiento se tramita bajo la modalidad de Licitación Reducida, conforme a lo dispuesto en la Ley N.º 9986 y los lineamientos presupuestarios vigentes para Juntas Administrativas.

4. Presupuesto estimado del procedimiento

El presupuesto estimado para la prestación del servicio objeto de este cartel asciende a ¢350.000,00 (trescientos cincuenta mil colones exactos), el cual podrá variar en función de las necesidades institucionales o ajustes técnicos durante la ejecución.

5. Requisitos del oferente

Los oferentes deberán cumplir con los siguientes requisitos como condición para que su propuesta sea analizada y evaluada:

• Estar al día con sus obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el Ministerio de Hacienda (Tributación Directa).

• Presentar una oferta técnica y económica detallada, firmada digitalmente, que incluya:

 – Detalle del servicio ofertado.

– Precio unitario y total por cada tipo de extintor.

– Descripción del procedimiento de mantenimiento.

– Tiempo estimado de recolección, revisión y entrega final.

•  Declaración jurada, conforme al artículo 22 de la Ley N.º 9986, donde se indique que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración Pública.

•  Presentar al menos una referencia comercial comprobable, relacionada con servicios similares prestados.

6. Requerimientos y Especificaciones Técnicas

El oferente deberá incluir en su propuesta fichas descriptivas, certificaciones de calidad (si aplica), así como la metodología y protocolos que aplicará durante la prestación del servicio.

Líneas de servicio requeridas:

El mantenimiento deberá incluir como mínimo:

• Retiro y transporte de los equipos desde el IPEC Barva.
• Desarme completo de cada extintor.
• Limpieza interna y externa.
• Verificación y reparación de válvula, boquilla, manguera y demás componentes.
• Sustitución del agente extintor (agua o polvo químico, según tipo).
• Revisión del cilindro y prueba de hermeticidad.
• Carga de gas propelente (nitrógeno o CO₂, según corresponda).
• Colocación de etiqueta de mantenimiento con fecha de servicio y vigencia.
• Reinstalación de los equipos en sus respectivos puntos.
• Entrega de informe técnico individualizado por cada extintor atendido.
• Capacitación básica para el uso de los diferentes tipos de extintores
• Cualquier otro requerido para garantizar el correcto funcionamiento de los diferentes tipos de extintores

7. Certificación técnica del proveedor

El proveedor deberá contar con el respaldo técnico necesario para realizar el mantenimiento de extintores, por lo que deberá demostrar experiencia y capacidad técnica mediante alguno de los siguientes documentos:

• Certificación emitida por el Cuerpo de Bomberos de Costa Rica, o
• Constancia de inscripción o registro ante una entidad competente en sistemas de seguridad contra incendios, o
• Declaración jurada firmada digitalmente, donde se indique la experiencia y competencia técnica del personal encargado del mantenimiento.

8. Vigencia del mantenimiento

El servicio de mantenimiento realizado deberá garantizar el funcionamiento correcto y seguro de los extintores por un período mínimo de un (1) año calendario a partir de la fecha de entrega conforme. Cualquier falla o defecto que se presente dentro de ese plazo deberá ser atendido por el proveedor sin costo adicional para la institución.

9.  Recolección y entrega de los equipos

El proveedor deberá coordinar la recolección de los extintores en el IPEC Barva dentro de los cinco (5) días hábiles posteriores a la notificación de adjudicación o emisión de orden de inicio. El plazo máximo para la entrega de los equipos mantenidos será de diez (10) días hábiles después de su retiro. La entrega deberá realizarse en las mismas instalaciones del IPEC Barva, con los equipos plenamente funcionales, presurizados, etiquetados y reinstalados en su lugar original.

10. Etiquetado e informe técnico

Cada extintor intervenido deberá portar una etiqueta de mantenimiento legible, resistente y visible, que incluya al menos:

• Nombre del proveedor o empresa responsable
• Fecha de realización del mantenimiento
• Fecha de vencimiento
• Tipo de agente extintor
• Número de orden o factura
• Firma o sello del técnico responsable

Adicionalmente, el proveedor deberá entregar un informe técnico individualizado por cada extintor, que incluya su número de identificación, tipo, estado previo, acciones realizadas, piezas reemplazadas (si las hubiera), observaciones técnicas y firma del responsable.

11. Validez de la oferta

Las ofertas presentadas deberán mantenerse válidas por un período mínimo de treinta (30) días naturales, contados a partir de la fecha de apertura de ofertas.

12. Mecanismo de adjudicación.

La adjudicación del presente procedimiento se realizará en forma global, considerando la totalidad del servicio requerido. Se seleccionará la oferta que presente la mejor relación costo–beneficio, y que cumpla con todos los requerimientos técnicos, legales y administrativos establecidos en este cartel, conforme a los principios de eficiencia, conveniencia institucional y legalidad.

13. Forma de pago

El pago se realizará contra entrega conforme de los servicios, previa revisión de los extintores intervenidos y presentación de la factura electrónica validada por el Ministerio de Hacienda (XML y PDF). El plazo máximo de pago será de 30 días naturales a partir de la recepción conforme.

14. Criterios de evaluación
Criterios de evaluación La adjudicación se realizará al oferente que cumpla con todos los requisitos y presente la mejor relación calidad-precio, de acuerdo con los siguientes criterios, según lo previsto en la Ley 9986: 

(*) Se valorará el plazo ofrecido para la ejecución completa del servicio, incluyendo recolección y entrega.

15. Consultas

Toda consulta sobre este cartel deberá enviarse por escrito, únicamente al correo electrónico [email protected] , durante el período de consultas establecido, el cual comprende desde la fecha de publicación del cartel y hasta el día 20 de AGOSTO de 2025 a las 12:00 mediodía. No se atenderán consultas recibidas fuera de este plazo. Las respuestas se enviarán por el mismo medio a todos los interesados dentro de los dos días hábiles siguientes al cierre del período de consultas

16. Medios de recepción y respaldo de las ofertas.

Las ofertas deberán enviarse únicamente al correo electrónico [email protected] , en formato PDF y con las firmas digitales respectivas, a más tardar el día 22 de AGOSTO de 2025. Se recomienda al oferente conservar evidencia del envío. La Junta Administrativa no se responsabiliza por errores de envío, fallos en la conexión del oferente o el uso de medios distintos al indicado

17. Confirmación de recepción de ofertas

Una vez recibida la oferta, el sistema enviará automáticamente al oferente un mensaje de confirmación de recepción, el cual servirá como constancia del envío exitoso dentro del plazo establecido. En caso de no recibir dicha confirmación en un plazo razonable, el oferente deberá comunicarse de inmediato con la Junta Administrativa al correo electrónico [email protected] , antes del cierre del plazo de presentación. La falta de seguimiento oportuno no será atribuible a la Administración.

18. Apertura de ofertas

.La apertura de las ofertas se realizará en sesión de Junta Administrativa del IPEC Barva, el 25 de AGOSTO de 2025 a las 3:00 p.m. Posteriormente, se procederá con el análisis técnico, económico y legal correspondiente. 

19. Disposiciones finales

.La participación en este procedimiento implica la aceptación íntegra del presente cartel y el cumplimiento de la Ley N.º 9986. Cualquier situación no prevista será resuelta por la Junta, conforme a la normativa vigente.

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