1. Introducción

 La Junta Administrativa del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), en adelante “la Junta”, emite el presente pliego de condiciones para invitar a los interesados a participar en el proceso de contratación bajo la modalidad de Licitación Reducida N.°14-IPEC BARVA-2026, cuyo objeto es la:

“Compra de camisetas institucionales para el Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva)”.

Este procedimiento se rige por lo establecido en la Ley General de Contratación Pública N.º 9986, su Reglamento, así como por la normativa conexa y directrices vigentes aplicables a los procesos de contratación administrativa en el sector público costarricense.

2. Objeto de la contratación

El presente proceso de contratación tiene como finalidad la adquisición de camisetas institucionales destinadas a las personas estudiantes que forman parte de las distintas áreas formativas del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva).
La entrega de las prendas se realizará bajo la modalidad de “entrega según demanda”, conforme a las necesidades y requerimientos que establezca la institución durante el período de ejecución contractual.

3. Modalidad de contratación

Este procedimiento se tramita bajo la modalidad de Licitación Reducida, conforme a la Ley N.º 9986 y según los parámetros presupuestarios establecidos por la Junta Administrativa del IPEC Barva.

4. Presupuesto estimado del procedimiento

Con el fin de brindar mayor claridad y transparencia a los oferentes, se informa que el presupuesto estimado para esta contratación asciende a        ₡4 768 357,38 (cuatro millones setecientos sesenta y ocho mil trescientos cincuenta y siete colones con treinta y ocho céntimos), monto que podrá variar en función de las necesidades institucionales y de la disponibilidad presupuestaria. La contratación se ejecutará bajo la modalidad de entrega
según demanda.

5. Requisitos del oferente

Los oferentes deberán cumplir con los siguientes requisitos como condición para que su propuesta sea analizada y evaluada:

• Presentar documento que demuestre estar al día con sus obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el Ministerio de Hacienda.
• Presentar una oferta técnica y económica detallada, firmada digitalmente.
• Indicar precio unitario y total por línea ofertada.
• Indicar plazo estimado de entrega en días naturales.
• Adjuntar declaración jurada firmada digitalmente, conforme al artículo 22 de la Ley General de Contratación Pública N.º 9986, indicando que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración Pública.
• Aportar experiencia comprobada mediante al menos dos cartas de referencias comerciales o contratos similares.
• Presentar personería jurídica vigente, cuando corresponda.
• Indicar marca, composición y especificaciones técnicas de las prendas ofertadas.

6. Mecanismo de adjudicación

La adjudicación se realizará en forma global al oferente que cumpla con todos los requisitos establecidos y obtenga la mayor calificación conforme a los criterios definidos en el presente cartel.
La Junta Administrativa se reserva el derecho de declarar desierta o infructuosa la contratación cuando ninguna oferta satisfaga el interés público o los requerimientos técnicos establecidos.

7. Vigencia del contrato

El contrato tendrá una vigencia de hasta doce (12) meses o hasta agotar el contenido presupuestario disponible, lo que ocurra primero.
Las entregas se efectuarán conforme a las solicitudes emitidas por la Dirección del IPEC Barva y la Junta Administrativa.

8. Forma de pago

El pago se realizará contra entrega efectiva y recibido conforme de los bienes solicitados, previa presentación de factura electrónica válida y sus respectivos archivos XML. La Administración cancelará únicamente los bienes efectivamente solicitados y recibidos a satisfacción.

9. Criterios de evaluación.

La adjudicación se realizará al oferente que cumpla con todos los requisitos y presente la mejor relación calidad-precio, de acuerdo con los siguientes criterios:

 (*) dentro de la oferta debe indicarse en forma expresa el tiempo de entrega una vez que recibe pedidos del IPEC.

10. Mecanismo de resolución de empates

En caso de empate en la calificación final entre dos o más oferentes, se aplicará el procedimiento de desempate conforme a la Ley General de Contratación Pública N.º 9986 y su reglamento.

11. Penalidades por incumplimiento

En caso de incumplimiento contractual relacionado con atrasos en las entregas, defectos de calidad o incumplimiento de especificaciones técnicas, la Junta Administrativa podrá aplicar una multa equivalente al uno por ciento (1%) del valor de los bienes pendientes de entrega por cada día natural de atraso, hasta un máximo acumulado del veinticinco por ciento (25%) del monto correspondiente.

La aplicación de multas no excluye otras acciones administrativas, legales o contractuales que resulten procedentes conforme a la normativa vigente.

12. Consultas

Toda consulta relacionada con el presente cartel deberá remitirse únicamente al correo electrónico [email protected] las consultas se reciben hasta el 06 de agosto de 2026. No se atenderán consultas presentadas fuera del plazo establecido. Las respuestas serán comunicadas por el mismo medio a todos los interesados.

13. Medios de recepción y respaldo de las ofertas

 Las ofertas deberán remitirse únicamente al correo electrónico [email protected] en formato PDF y debidamente firmadas digitalmente. Las ofertas y documentos requeridos deberán contar con firma digital válida emitida por un proveedor autorizado por el Sistema Nacional de Certificación Digital de Costa Rica.

La Junta Administrativa no se responsabiliza por errores de envío, fallas técnicas o utilización de medios distintos al indicado. Fecha límite 09 de agosto de 2026.

14. Confirmación de recepción de ofertas

Una vez recibida la oferta, el oferente deberá verificar la recepción correspondiente. La falta de seguimiento oportuno no será atribuible a la Administración.

15. Apertura de ofertas

 La apertura de ofertas se realizará en sesión de Junta Administrativa del IPEC Barva en la fecha y hora definidas por la Administración.

Posteriormente se efectuará el análisis técnico, económico y legal correspondiente. La apertura se llamará a cabo en reunión de Junta el 10 de agosto de 2026.

16. Presentación de muestras

Como parte del análisis técnico y para verificar el cumplimiento de las especificaciones requeridas, los oferentes deberán entregar muestras físicas de las prendas ofertadas conforme al siguiente detalle:

• Las muestras deberán presentarse en la Oficina de la Junta Administrativa del IPEC Barva, ubicada 600 metros al noreste de la Iglesia Católica de Barva, Heredia.
• Cada muestra deberá estar identificada con el nombre del oferente, tipo de prenda y talla.
• Las muestras no serán devueltas, salvo disposición expresa de la Junta Administrativa.
• La no presentación de muestras podrá constituir causal de exclusión de la oferta.
• La Administración podrá solicitar muestras adicionales o verificaciones de calidad antes de la adjudicación.
•  Fecha límite el 07 de agosto de 2026.

17. Plazo de validez de la oferta

Las ofertas deberán mantener una vigencia mínima de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha de apertura de ofertas.

18. Disposiciones finales 

La participación en esta licitación implica el conocimiento y aceptación plena del presente cartel y de la normativa aplicable.

Cualquier situación no prevista será resuelta por la Junta Administrativa del IPEC Barva conforme a la Ley General de Contratación Pública N.º 9986, su reglamento y demás normativa conexa.

19. Contenido presupuestario

La presente contratación se encuentra sujeta a la existencia y disponibilidad de contenido presupuestario por parte de la Junta Administrativa del IPEC Barva.

La Administración podrá aumentar o disminuir las cantidades requeridas conforme a las necesidades institucionales y disponibilidad financiera, sin que ello genere obligación de consumo total del monto estimado.

20. Garantía de participación

 Para el presente procedimiento no se solicitará garantía de participación, de conformidad con la naturaleza y monto de la contratación.

21. Garantía de cumplimiento

 El adjudicatario deberá presentar una garantía de cumplimiento equivalente al cinco por ciento (5%) del monto total adjudicado, la cual deberá mantenerse vigente durante toda la ejecución contractual y hasta la recepción definitiva de los bienes.

La garantía podrá rendirse mediante cualquiera de los mecanismos autorizados por la normativa vigente.

22. Método de evaluación de las ofertas

 La evaluación de las ofertas se realizará conforme a los siguientes parámetros:

a) Precio – 70%

Al oferente que presente el menor precio total se le asignará el máximo puntaje correspondiente. Las demás ofertas se calificarán proporcionalmente mediante la siguiente fórmula:

Puntaje = (Menor precio ofertado / Precio de la oferta evaluada) x 70

b) Tiempo de entrega – 15%

Al menor plazo de entrega ofrecido se le asignará el máximo puntaje correspondiente. Las demás ofertas se calificarán proporcionalmente.

c) Experiencia comprobada – 15%

Se otorgará puntaje conforme a la experiencia demostrada mediante referencias comerciales o contratos similares:

• • 1 referencia comprobada: 5 puntos.
  • 2 referencias comprobadas: 10 puntos.
  • 3 o más referencias comprobadas: 15 puntos.

23. Subsanación de ofertas

La Administración podrá solicitar la subsanación de aspectos formales, errores materiales o documentos omitidos subsanables, conforme a lo establecido en la Ley General de Contratación Pública y su reglamento.

24. Fiscalización y recepción conforme

La fiscalización contractual estará a cargo de la Dirección del IPEC Barva o de la persona funcionaria designada formalmente por la Junta Administrativa.

La recepción conforme de los bienes se realizará previa verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas, calidad, tallas, materiales y cantidades solicitadas.

25. Lugar de entrega

Las entregas deberán realizarse en las instalaciones del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), ubicado 600 metros al noreste de la Iglesia Católica de Barva, Heredia.

Las entregas se efectuarán en horario coordinado previamente con la Administración.

26. Garantía de calidad de los bienes

El adjudicatario deberá garantizar que las prendas entregadas sean nuevas, de primera calidad y libres de defectos de fabricación.

En caso de detectarse defectos, daños, errores de talla, problemas de costura, estampado o bordado, el proveedor deberá realizar la sustitución correspondiente sin costo adicional para la Administración, en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la notificación.

27. Readjudicación

En caso de incumplimiento contractual, renuncia, abandono o imposibilidad comprobada del adjudicatario para ejecutar la contratación, la Junta Administrativa podrá readjudicar el procedimiento al oferente que haya obtenido la siguiente mejor calificación, siempre que resulte conveniente para el interés público y legalmente procedente, sin necesidad de iniciar un nuevo procedimiento de contratación. 

Anexo 1: Especificaciones de camisetas

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