1. Introducción

La Junta Administrativa del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), en adelante “La Junta”, emite el presente pliego de condiciones con el fin de invitar a los interesados a participar en el proceso de contratación bajo la modalidad de Licitación Reducida N.°14-IPEC BARVA-2025, cuyo objeto es:
“El Equipamiento y Acondicionamiento del Laboratorio de TIC N.° 2 del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), conforme al Plan de Inversión financiado con recursos de la Ley N.° 7372”.
Este procedimiento se rige por lo establecido en la Ley General de Contratación Pública N.° 9986, su Reglamento, así como por la normativa conexa y directrices vigentes aplicables a los procesos de contratación administrativa en el sector público costarricense.

2. Objeto de la contratación

El presente proceso de contratación tiene como finalidad la adquisición de equipo tecnológico y mobiliario especializado para el equipamiento y acondicionamiento del Laboratorio de TIC N.°2 del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), en el marco del Plan de Inversión Ley N.° 7372. La entrega de los bienes se realizará bajo la modalidad de “entrega según demanda”, de conformidad con las necesidades y requerimientos que establezca la institución durante el período de ejecución
contractual.

3. Modalidad de contratación

Este procedimiento se tramita bajo la modalidad de Licitación Reducida, conforme al artículo 62 y 63 de la Ley N.º 9986, y según los parámetros presupuestarios establecidos por La Junta.

4. Presupuesto estimado del procedimiento

Con el fin de brindar mayor claridad y transparencia a los oferentes, se informa que el presupuesto estimado para esta contratación asciende a ₡19.797.051,40 (diecinueve millones setecientos noventa y siete mil cincuenta y uno colones con cuarenta céntimos), el
cual puede variar en función de las necesidades institucionales. Este procedimiento se realizará bajo la modalidad de entrega según demanda.

5. Requisitos del oferente

Los oferentes deberán cumplir con los siguientes requisitos como condición para que su propuesta sea analizada y evaluada:

• Estar al día con sus obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y el Ministerio de Hacienda (Tributación Directa).

• Presentar una oferta técnica y económica detallada, firmada digitalmente, que incluya:

o Detalle de los productos o servicios ofrecidos.

o Marca sugerida, presentación, y características técnicas.

o Precio unitario y total por línea.

o Plazo estimado de entrega (en días naturales) a partir de la emisión de la orden de compra.

• Adjuntar una declaración jurada firmada digitalmente, en cumplimiento del artículo 22 de la Ley N.º 9986, en la que se manifieste que el oferente no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración Pública. Dicha declaración debe contener como mínimo:

o Nombre completo o razón social del oferente.

o Número de cédula física o jurídica.

o Manifestación expresa de no estar inhabilitado para contratar con la Administración.

o Fecha y firma digital del representante legal.

• Contar con experiencia comprobada en la provisión de bienes o servicios similares. Esta experiencia debe demostrarse mediante al menos una referencia comercial o contrato anterior, que incluya nombre del cliente, descripción del servicio/producto, y datos de contacto para verificación.

6. Requerimientos y Especificaciones Técnicas

El oferente deberá presentar, como parte de su oferta, fotografías, diseños, fichas técnicas y cualquier otro documento visual o descriptivo que respalde la propuesta presentada en cada una de las líneas que concursa. Esta documentación es de carácter obligatorio y tiene como propósito facilitar el análisis técnico y la toma de decisiones por parte de la Junta Administrativa.

A continuación, se detallan las especificaciones mínimas que deberán cumplirse para cada línea, así como la cantidad requerida de cada ítem. Las especificaciones completas se encuentran en el cuadro correspondiente del pliego de condiciones.
Importante: Todos los equipos ofertados deben ser completamente nuevos. No se aceptarán productos que contengan partes reconstruidas, reacondicionadas, reparadas o que se encuentren en etapa de investigación, prueba o desarrollo.

7. Mecanismo de adjudicación.

La adjudicación del presente procedimiento podrá realizarse por línea o de forma global, según lo determine la Junta Administrativa del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), con base en el análisis técnico, económico y logístico
de las ofertas recibidas.
Esto significa que:

• Podrá adjudicarse la totalidad del procedimiento a un solo oferente que cumpla con todos los requisitos y presente la mejor relación calidad-precio en el conjunto total de líneas (adjudicación global), o bien,
•  Podrá adjudicarse individualmente por cada línea a distintos oferentes, cuando se considere que esta modalidad resulta más conveniente, eficiente o beneficiosa para la institución (adjudicación por línea).

La Junta Administrativa se reserva el derecho de declarar desierta o infructuosa la licitación, ya sea en su totalidad o en alguna(s) de las líneas, en caso de que ninguna oferta cumpla con los requerimientos técnicos, legales o presupuestarios establecidos.

8. Forma de pago

El pago se realizará contra entrega y recibido a satisfacción de los bienes solicitados, y previa presentación de la factura electrónica correspondiente, debidamente validada por el Ministerio de Hacienda (incluyendo los archivos XML).
De conformidad con la normativa vigente que rige a las Juntas Administrativas, el plazo máximo para efectuar el pago será de treinta (30) días naturales, contados a partir de la recepción conforme de los bienes y la factura electrónica.

9. Criterios de evaluación.

Criterios de evaluación La adjudicación se realizará al oferente que cumpla con todos los requisitos y presente la mejor relación calidad-precio, de acuerdo con los siguientes criterios, según lo previsto en la Ley 9986:

10. Consultas

Toda consulta sobre este cartel deberá enviarse por escrito, únicamente al correo electrónico [email protected] , durante el período de consultas establecido, el cual comprende desde la fecha de publicación del cartel y hasta el día 21 de OCTUBRE de 2025 a las 12:00 mediodía. No se atenderán consultas recibidas fuera de este plazo. Las respuestas se enviarán por el mismo medio a todos los interesados dentro de los dos días hábiles siguientes al cierre del período de consulta

11. Medios de recepción y respaldo de las ofertas.

Las ofertas deberán enviarse únicamente al correo electrónico [email protected] , en formato PDF y con las firmas digitales respectivas, a más tardar el día 27 de OCTUBRE de 2025 a las 11:59 p.m. Se recomienda al oferente conservar evidencia del envío. La Junta Administrativa no se responsabiliza por errores de envío, fallos en la conexión del oferente o el uso de medios distintos al indicado.

12. Confirmación de recepción de ofertas.

Una vez recibida la oferta, el sistema enviará automáticamente al oferente un mensaje de confirmación de recepción, el cual servirá como constancia del envío exitoso dentro del plazo establecido. En caso de no recibir dicha confirmación en un plazo razonable, el oferente deberá comunicarse de inmediato con la Junta Administrativa al correo electrónico [email protected] , antes del cierre del plazo de presentación. La falta de seguimiento oportuno no será atribuible a la Administración.

13. Apertura de ofertas

La apertura de las ofertas se realizará en sesión de Junta Administrativa del IPEC Barva, el 28 de OCTUBRE de 2025 a las 3:00 p.m. Posteriormente, se procederá con el análisis técnico, económico y legal correspondiente.

14. Disposiciones finales.

La participación en esta licitación implica el conocimiento y aceptación plena del presente pliego, así como del marco legal regulado por en la Ley Nº 9986. Cualquier situación no contemplada expresamente en este cartel será interpretada y resuelta por la Junta Administrativa del IPEC Barva, en apego a lo dispuesto por la Ley General de Contratación Pública N° 9986, su reglamento y demás normativa aplicable.

15. Garantía de cumplimiento

Una vez firme la adjudicación, el proveedor adjudicado deberá presentar una garantía de cumplimiento equivalente al cinco por ciento (5 %) del monto total adjudicado, como respaldo de que cumplirá con todas las obligaciones contractuales adquiridas.
Condiciones específicas:

• Plazo para presentarla: Dentro de los cinco días hábiles siguientes a la notificación de la adjudicación firme.
• Forma de la garantía:
  Esta podrá constituirse mediante:
  • Una póliza de cumplimiento emitida por una aseguradora autorizada por la
    Superintendencia General de Seguros (SUGESE), o
  • Otro medio válido conforme a la legislación costarricense (por ejemplo,
    fianza, depósito en efectivo, certificado de depósito a plazo, etc.).
• Vigencia mínima:
  La garantía deberá mantenerse vigente por un período no menor a tres meses posteriores al vencimiento del plazo contractual de entrega de los bienes, con el fin de cubrir posibles incumplimientos o reclamos posteriores a la entrega.

La presentación oportuna y válida de esta garantía es condición indispensable para la suscripción del contrato y la emisión de la orden de compra respectiva. En caso de incumplimiento, la Junta Administrativa podrá dejar sin efecto la adjudicación y recurrir a otros oferentes, sin perjuicio de las acciones legales correspondientes.

16. Penalidades por incumplimiento

En caso de incumplimiento en los plazos de entrega, calidad de los productos, especificaciones técnicas o cualquier otra obligación contractual, se aplicarán las siguientes penalidades:
Por atraso en la entrega: 1% del monto adjudicado por cada día natural de atraso, hasta un máximo del 10%.
Por incumplimiento total o parcial de las especificaciones técnicas: la Junta podrá rescindir el contrato sin responsabilidad para la Administración y aplicar las sanciones previstas en la Ley N.º 9986.
Estas penalidades no excluyen la posibilidad de aplicar otras acciones legales o contractuales correspondientes.

17. Plazo de validez de la oferta

Las ofertas presentadas deberán mantener su validez por un período mínimo de treinta (30) días naturales contados a partir de la fecha límite para su presentación. Este plazo podrá prorrogarse por mutuo acuerdo entre las partes si así lo requiere la etapa de
análisis o adjudicación.

18. Criterios de exclusión automática

Serán excluidas de forma automática aquellas ofertas que:

• No cumplan con los requisitos mínimos establecidos en el cartel.
• Se presenten fuera del plazo indicado.
• No incluyan firma digital válida.
• Incurran en omisión de documentación obligatoria, como la declaración jurada o el detalle técnico y económico.
• Presenten bienes usados, reacondicionados o con especificaciones distintas a las exigidas.

19. Apertura de ofertas

En caso de que dos o más ofertas obtengan la misma calificación total y se encuentren en igualdad de condiciones técnicas, legales y económicas, el criterio de desempate será la mayor experiencia comprobada en la provisión de bienes similares, debidamente respaldada mediante contratos, órdenes de compra o cartas de referencia.
Si persiste el empate, se aplicará como segundo criterio de desempate el menor plazo de entrega propuesto. De continuar el empate, se seleccionará la oferta que haya sido recibida en primer lugar, según el orden de ingreso registrado en el buzón institucional de recepción de ofertas.

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