1. Introducción

La Junta Administrativa del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), en adelante “La Junta”, emite el presente pliego de condiciones para participar en el proceso de contratación por medio de Licitación Reducida N.°05-IPEC BARVA-2026, denominada:

“Adquisición de Insumos de Oficina del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva)”

Este procedimiento se encuentra regulado por lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública N.°9986, su reglamento y demás normativa aplicable.

2. Objeto de la contratación

La contratación tiene como objetivo la adquisición de insumos de oficina para uso administrativo y académico del IPEC Barva, bajo la modalidad “de entrega según demanda”, según los requerimientos institucionales.

3. Modalidad de contratación

Este procedimiento se tramita bajo la modalidad de Licitación Reducida, conforme al artículo 62 y 63 de la Ley Nº 9986, y según los parámetros presupuestarios establecidos por La Junta.

4. Presupuesto estimado del procedimiento

Con el fin de brindar mayor claridad y transparencia a los oferentes, se informa que el presupuesto estimado para esta contratación asciende a        ₡7 933 790,00 (siete millones novecientos treinta y tres mil setecientos noventa colones exactos), monto que podrá variar en función de las necesidades institucionales. Este procedimiento se realizará bajo la modalidad de entrega según demanda.

5. Requisitos del oferente

Los oferentes deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Presentar documento que compruebe estar al día con sus obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y Tributación Directa.
• Presentar oferta técnica y económica detallada, firmada digitalmente.
• Adjuntar declaración jurada según el artículo 22 de la Ley 9986, sobre no estar inhabilitado para contratar con la Administración. Los oferentes deberán adjuntar con su propuesta una declaración jurada firmada digitalmente, en la que manifiesten no estar incursos en ninguna causal de inhabilitación conforme al artículo 22 de la Ley 9986. Esta declaración puede ser redactada libremente por el oferente, siempre que contenga al menos:
  • – Nombre completo o razón social del oferente
  • – Número de cédula o cédula jurídica
  • – Manifestación expresa de no estar inhabilitado para contratar con la Administración
  • – Fecha y firma digital del representante legal
• Contar con experiencia comprobada en la provisión de bienes o servicios similares, demostrable mediante al menos dos cartas de referencia comercial o contrato previo.

6. Mecanismo de adjudicación

La adjudicación se realizará en forma global, es decir, al oferente que cumpla con todos los requisitos y ofrezca la mejor relación calidad-precio en el conjunto total de líneas. Esta decisión responde a criterios de eficiencia administrativa y logística, así como a la conveniencia institucional de centralizar la provisión en un solo proveedor. La Junta Administrativa se reserva el derecho de declarar desierta o infructuosa la licitación en caso de que ninguna oferta cumpla con los requerimientos establecidos.

7. Vigencia del contrato

El contrato tendrá una vigencia de hasta doce (12) meses, o hasta agotar el monto presupuestado, lo que ocurra primero. Las entregas se realizarán conforme a las solicitudes emitidas por la Dirección del IPEC Barva, en conjunto con la Junta Administrativa.

8. Forma de pago

El pago se realizará contra entrega y recibido a satisfacción de los bienes solicitados y presentación de factura electrónica validada por el Ministerio de Hacienda, lo cual implica remitir los archivos XML correspondientes. El plazo máximo de pago será de 30 días naturales. conforme a lo indicado en el artículo 19 del Reglamento a la Ley Nº 9986 de Contratación Pública.

9.  Recepción de ofertas

Las ofertas deben enviarse únicamente por medio del correo electrónico [email protected], en formato PDF y con las firmas respectivas a más tardar el 31 DE JULIO DE 2026 12:00 p.m. No se aceptarán ofertas enviadas por otros medios ni fuera del plazo establecido.

10. Criterios de evaluación

La adjudicación se realizará al oferente que cumpla con todos los requisitos y presente la mejor relación calidad-precio, de acuerdo con los siguientes criterios:

(*) Es indispensable que dentro de la oferta se indique en forma expresa el tiempo de entrega de los productos cada vez que se soliciten pedidos.

11. Consultas

Toda consulta sobre este cartel deberá enviarse por escrito, únicamente al correo electrónico [email protected] , durante el período de consultas establecido, el cual comprende desde la fecha de publicación del cartel y hasta el día 29 de JULIO de 2026 a las 12:00 p.m.

No se atenderán consultas recibidas fuera de este plazo. Las respuestas se enviarán por el mismo medio a todos los interesados dentro de los dos días hábiles siguientes al cierre del período de consultas.

12. Medios de recepción y respaldo de las ofertas

Las ofertas deberán enviarse únicamente al correo electrónico [email protected] , en formato PDF y con las firmas digitales respectivas, a más tardar el día 31 de JULIO de 2026.

Se recomienda al oferente conservar evidencia del envío. La Junta Administrativa no se responsabiliza por errores de envío, fallos en la conexión del oferente o el uso de medios distintos al indicado.

13. Confirmación de recepción de ofertas

Una vez recibida la oferta, el sistema enviará automáticamente al oferente un mensaje de confirmación de recepción, el cual servirá como constancia del envío exitoso dentro del plazo establecido.

En caso de no recibir dicha confirmación en un plazo razonable, el oferente deberá comunicarse de inmediato con la Junta Administrativa al correo electrónico [email protected] , antes del cierre del plazo de presentación. La falta de seguimiento oportuno no será atribuible a la Administración.

14. Apertura de ofertas

La apertura de las ofertas se realizará en sesión de Junta Administrativa del IPEC Barva, el 03 DE AGOSTO de 2026 a las 3:00 p.m. Posteriormente, se procederá con el análisis técnico, económico y legal correspondiente.

15. Disposiciones finales

La participación en esta licitación implica el conocimiento y aceptación plena del presente pliego, así como del marco legal regulado por en la Ley Nº 9986.

Cualquier situación no contemplada expresamente en este cartel será interpretada y resuelta por la Junta Administrativa del IPEC Barva, en apego a lo dispuesto por la Ley General de Contratación Pública N° 9986, su reglamento y demás normativa aplicable.

16. Garantía de participación

Para el presente procedimiento no se solicitará garantía de participación, considerando el monto estimado de la contratación y la naturaleza del procedimiento de Licitación Reducida, conforme a lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública N.°9986 y su reglamento.

17. Garantía de cumplimiento

El adjudicatario deberá presentar una garantía de cumplimiento equivalente al cinco por ciento (5%) del monto adjudicado, la cual deberá mantenerse vigente durante toda la ejecución contractual y hasta dos meses adicionales posteriores a la finalización del contrato.

18. Penalidades por incumplimiento

En caso de atraso injustificado en la entrega de los bienes solicitados, la Junta Administrativa podrá aplicar una multa equivalente al uno por ciento (1%) del monto correspondiente a la orden de pedido afectada por cada día hábil de atraso, hasta un máximo del veinticinco por ciento (25%).

Asimismo, la Administración podrá exigir la sustitución de productos defectuosos, incompletos o que no cumplan con las especificaciones técnicas requeridas.

19. Cantidades estimadas y modalidad según demanda

Las cantidades indicadas en el presente cartel corresponden a estimaciones institucionales realizadas con base en el consumo proyectado del IPEC Barva y no constituyen obligación de compra total para la Administración.

La adquisición de bienes se realizará bajo la modalidad de entrega según demanda, conforme a las necesidades reales de la institución y disponibilidad presupuestaria.

20.  Disponibilidad presupuestaria

La ejecución contractual estará sujeta a la disponibilidad presupuestaria y a las transferencias efectivamente recibidas por la Junta Administrativa del IPEC Barva.

21. Criterio de desempate

En caso de empate entre dos o más ofertas elegibles, se aplicarán los siguientes criterios de desempate en el orden indicado:

1. Mayor experiencia comprobada.
2. Menor tiempo de entrega ofrecido.
3. Condición PYME debidamente acreditada.
4. Sorteo realizado por la Junta Administrativa.

22. Exclusión automática de ofertas

Serán excluidas automáticamente las ofertas que incurran en cualquiera de las siguientes situaciones:

• Presentación fuera del plazo establecido.
• Ausencia de firma digital cuando corresponda.
• Incumplimiento de especificaciones técnicas esenciales.
• Morosidad con la CCSS o Tributación Directa.
• Omisión de requisitos sustanciales establecidos en el cartel.

23. Fiscalización contractual

La fiscalización y supervisión de la ejecución contractual corresponderá a la Dirección del IPEC Barva y/o a la persona designada formalmente por la Junta Administrativa.

24. Recepción conforme

La Administración se reserva el derecho de rechazar productos defectuosos, usados, deteriorados o que no cumplan con las especificaciones técnicas solicitadas. El adjudicatario deberá sustituir los productos rechazados en un plazo máximo de cinco (5) días hábiles posteriores a la notificación correspondiente, sin costo adicional para la Administración.

25. Modificaciones contractuales

La Junta Administrativa podrá aumentar o disminuir cantidades, así como realizar modificaciones contractuales, conforme a los límites y condiciones establecidos en la Ley General de Contratación Pública N.°9986 y su reglamento.

26. Vigencia de la oferta

Las ofertas presentadas deberán mantener una vigencia mínima de treinta (30) días hábiles contados a partir de la fecha límite para su recepción.

27. Forma de adjudicación

La adjudicación se realizará de manera global por la totalidad de las líneas incluidas en el procedimiento. No se aceptarán adjudicaciones parciales.

28. Notificaciones oficiales

Toda notificación relacionada con el presente procedimiento se realizará al correo electrónico señalado por el oferente en su propuesta.

29. Formalización contractual

La contratación se formalizará mediante orden de compra y/o contrato administrativo emitido por la Junta Administrativa del IPEC Barva, según corresponda.

30. Marcas comerciales y equivalencias

Cuando en las especificaciones técnicas se haga referencia a marcas comerciales, modelos o referencias específicas, estas deberán entenderse únicamente como parámetros de calidad y referencia técnica, por lo que podrán ofrecerse productos equivalentes que cumplan o superen las características solicitadas.

31. Condiciones técnicas generales

Todos los productos ofertados deberán ser nuevos, sin uso, originales y cumplir con las especificaciones técnicas establecidas en el presente cartel.

La Administración podrá solicitar aclaraciones técnicas, fichas técnicas, catálogos o documentación complementaria para verificar el cumplimiento de los requerimientos establecidos.

32. Disposición anticorrupción y conflicto de interés

Los oferentes deberán actuar conforme a los principios de buena fe, transparencia, ética y legalidad establecidos en la Ley General de Contratación Pública.

Cualquier situación que implique conflicto de interés, dádivas, ofrecimientos indebidos o actuaciones contrarias al interés público podrá dar lugar a la exclusión del procedimiento o resolución contractual correspondiente.

ANEXOS:

•  Anexo 1: Lista de insumos de oficina solicitados (con cantidades y especificaciones).

Anexo 1: Especificaciones de los Insumos de Oficina

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