1. Introducción

La Junta Administrativa del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), en adelante “La Junta”, emite el presente pliego de condiciones para participar en el proceso de contratación por medio de Licitación Reducida N.°05-IPEC BARVA-2025, denominada: “Adquisición de paquete de alimentación y espacio físico para el desarrollo de la Feria Regional Expotécnica 2025” Este procedimiento se encuentra regulado por lo dispuesto en la Ley General de Contratación Pública N.°9986, su reglamento, y demás normativa aplicable.

2. Objeto de la contratación

La presente contratación tiene como objetivo la provisión de servicios integrales de alimentación, espacio físico, apoyo logístico y técnico para el desarrollo de la Feria Regional Expotécnica 2025 a realizarse el día 16 de octubre de 2025.

3. Modalidad de contratación

Este procedimiento se tramita bajo la modalidad de Licitación Reducida, conforme a la Ley N.°9986, y dentro del marco presupuestario aprobado por La Junta

4. Presupuesto estimado del procedimiento

El presupuesto estimado para esta contratación asciende a ₡3.388.000,00 (tres millones trecientos ochenta y ocho mil colones), para a la cantidad final de asistentes y requerimientos técnicos.

5. Requisitos del oferente

Los oferentes deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Estar al día con sus obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS) y la Dirección General de Tributación.

• Presentar oferta técnica y económica firmada digitalmente.

• Adjuntar declaración jurada de no estar inhabilitado para contratar con la Administración, según el artículo 29 de la Ley N.°9986.

• Aportar al menos una referencia comercial o evidencia de experiencia previa en servicios similares.

6. Descripción específica del servicio requerido

Cantidad de personas:

• Servicio requerido para 200 personas.

Fechas y uso de instalaciones:

• Miércoles 15 de octubre de 2025: Uso del auditorio de 3:00 p.m. a 6:00 p.m. (montaje).

• Jueves 16 de octubre de 2025: Uso del auditorio de 7:00 a.m. a 5:00 p.m. (día del evento Expotécnica).

• Viernes 17 de octubre de 2025: Uso del auditorio de 7:00 a.m. a 10:00 a.m. (desmontaje).

Incluye:

• Espacio físico con capacidad y parqueo para 200 personas.

• Acceso a servicios básicos: agua potable, electricidad, sanitarios, limpieza general.

• Alimentación completa para cada asistente:

Desayuno

• Gallo pinto, salchichón, natilla, huevos, pan, café o jugo de naranja y agua saborizada.

Merienda a media mañana

• Jugo natural, galleta y fruta picada.

Almuerzo

• Arroz blanco, fajitas mixtas (pollo y res), ensalada verde, plátano maduro, refresco natural y postre (pie de maracuyá).

Coffee Break de la tarde

• Café, refresco y 4 bocadillos (2 salados y 2 dulces).

Apoyo técnico y logístico:

• Personal calificado para asistencia en sonido y proyección.

• Persona encargada del aseo y ornato durante toda la jornada del evento.

• Disponibilidad de equipo básico de audio, proyección y mobiliario para el evento.

7. Vigencia del contrato

El contrato será válido únicamente para los días del evento (15, 16 y 17 de octubre de 2025), y su cumplimiento se evaluará contra entrega efectiva y verificación de satisfacción por parte de la comisión respectiva.

8. Forma de pago

El pago se realizará contra entrega del servicio, previa presentación de factura electrónica validada por el Ministerio de Hacienda, lo que implica el envío de los archivos XML correspondientes. El plazo máximo de pago será de 30 días naturales acorde con el Reglamento a la Ley de Contratación Pública.

9.  Recepción de ofertas

Las ofertas deben enviarse al correo electrónico: [email protected] A más tardar el día 21 de julio de 2025 a las 12:00 mediodía. Las propuestas deben estar en formato PDF y debidamente firmadas digitalmente.

10. Criterios de evaluación

11. Consultas

Las consultas deben enviarse por escrito al correo: [email protected], hasta el 17 de julio de 2025 a las 12:00 mediodía No se atenderán consultas fuera de este plazo.

12. Medios de recepción y respaldo de las ofertas

El único medio válido para enviar las ofertas es el correo [email protected] Se recomienda conservar evidencia del envío. No se aceptarán propuestas por medios distintos ni fuera del plazo establecido.

13. Confirmación de recepción de ofertas

El sistema enviará un acuse automático de recepción al oferente. En caso de no recibirlo, deberá comunicarse con la Junta antes del cierre del plazo.

14. Apertura de ofertas

La apertura de ofertas se realizará el 22 de julio de 2025 a las 3:00 p.m., en sesión de Junta Administrativa. Se procederá posteriormente al análisis técnico, económico y legal correspondiente.

15. Disposiciones finales

La participación en este procedimiento implica la aceptación total del presente cartel, así como de la Ley N.° 9986 y su reglamento. Las situaciones no contempladas serán resueltas por la Junta en apego a la normativa vigente.

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