1. Introducción

La Junta Administrativa del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), en adelante denominada “La Junta”, promueve la Licitación Reducida N.º 18-IPEC BARVA-2026, denominada “Adquisición de equipamiento y utensilios para el desarrollo de Cursos Libres del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva)”.
El presente procedimiento tiene como finalidad dotar a la institución del equipamiento y utensilios necesarios para fortalecer las actividades prácticas, demostrativas y formativas desarrolladas en los Cursos Libres, particularmente aquellas relacionadas con repostería, preparación y conservación de alimentos, así como recursos móviles de apoyo para el desarrollo de las actividades educativas.
La contratación se tramitará de conformidad con la Ley General de Contratación
Pública N.º 9986, su Reglamento, el Reglamento General de Juntas de Educación y Juntas Administrativas y demás normativa aplicable.

2. Objeto de la contratación

La presente contratación tiene por objeto la adquisición de equipamiento y utensilios para el desarrollo de los Cursos Libres del IPEC Barva, de conformidad con las cantidades y especificaciones técnicas mínimas establecidas en el presente cartel.
La adquisición comprende equipo para conservación y preparación de alimentos,
utensilios para actividades de cocina y repostería y pizarras móviles para apoyo de las actividades formativas.
Todos los bienes deberán ser nuevos, sin uso, encontrarse en óptimas condiciones y cumplir como mínimo con las características técnicas establecidas en este cartel.

3. Vinculación con el Plan Anual de Trabajo y contenido presupuestario

La presente contratación responde a las necesidades contempladas en el Plan Anual de Trabajo (PAT) institucional, específicamente en la actividad:
“Adquisición de equipamiento especializado para el desarrollo de cursos libres (cámaras enfriadoras, congeladores, licuadoras, ollas, utensilios de cocina, pizarras y otros equipos requeridos según la naturaleza de los cursos).”
La finalidad establecida es fortalecer las condiciones para el desarrollo de los Cursos Libres mediante la adquisición oportuna de equipamiento especializado que permita el aprendizaje práctico y el adecuado desarrollo de las actividades formativas según la oferta educativa institucional.

4. Presupuesto máximo

Para el presente procedimiento se dispone de un presupuesto máximo de: ₡1.350.000,00 Un millón trescientos cincuenta mil colones exactos.
El monto deberá contemplar todos los costos necesarios para la correcta ejecución contractual, incluidos cuando correspondan:

• Impuestos aplicables.
• Transporte.
• Carga y descarga.
• Traslado hasta las instalaciones del IPEC Barva.
• Armado o ensamblaje.
• Instalación básica cuando resulte necesaria.
• Accesorios indispensables para el funcionamiento.
• Garantía.
• Cualquier otro costo necesario para entregar los bienes en las condiciones requeridas.

La disponibilidad presupuestaria no obliga a la Administración a ejecutar la totalidad del monto ni a adjudicar necesariamente todas las líneas.
La adjudicación estará condicionada al contenido presupuestario disponible.

5. Detalle de los bienes y especificaciones técnicas mínimas

Los bienes deberán cumplir como mínimo con las características establecidas en la siguiente tabla.
Las especificaciones corresponden a requerimientos funcionales mínimos determinados conforme a la necesidad institucional y las referencias obtenidas mediante las proformas correspondientes.
No se exige marca ni modelo determinado.
Se admitirán bienes con características equivalentes o superiores, siempre que satisfagan plenamente la necesidad institucional y no impliquen incumplimiento de las condiciones esenciales establecidas.

6. Condiciones generales de los bienes

Todos los bienes objeto de la presente contratación deberán cumplir las siguientes condiciones:

1. Ser nuevos y sin uso.
2. Encontrarse en perfecto estado al momento de la entrega.
3. Corresponder exactamente a la marca, modelo, referencia y características
   ofrecidas y adjudicadas, cuando corresponda.
4. Entregarse completos,
   con todos los componentes y accesorios indispensables para su utilización.
5. Los equipos eléctricos deberán ser compatibles con las condiciones eléctricas indicadas en el presente cartel.
6. Los utensilios destinados a preparación o manipulación de alimentos deberán estar fabricados con materiales aptos para contacto con alimentos.
7. Los bienes deberán encontrarse libres de golpes, corrosión, deformaciones, quebraduras, fisuras o cualquier defecto que afecte su utilización.
8. No se aceptarán bienes usados, reconstruidos, reparados o reacondicionados.
9. Cuando corresponda, deberán entregarse debidamente ensamblados y listos para su utilización.
10. Los bienes deberán cumplir las condiciones de seguridad y funcionamiento propias de su naturaleza.

7. Requisitos de admisibilidad del oferente

Para que la oferta pueda ser considerada admisible, el oferente deberá cumplir como mínimo con los siguientes requisitos:

1. Presentar documento que demuestre encontrarse al día con sus obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS), cuando corresponda.
2. Presentar documento que demuestre encontrarse al día con las obligaciones tributarias legalmente exigibles.
3. Presentar la oferta debidamente firmada por la persona física oferente o representante con facultades suficientes.
4. Identificar claramente las líneas para las cuales presenta oferta.
5. Indicar la marca, modelo o referencia de cada producto cuando comercialmente corresponda.
6. Presentar una descripción suficientemente clara de las características técnicas de cada bien.
7. Indicar el precio unitario y total de cada línea.
8. Indicar los impuestos correspondientes.
9. Indicar el plazo de entrega.
10. Indicar la garantía correspondiente cuando resulte exigida.
11. Presentar las declaraciones juradas y demás documentación requerida conforme a la normativa aplicable.
12. No encontrarse afectado por prohibición legal para contratar con la Administración Pública.

El cartel de referencia sigue esta misma lógica de requisitos legales, técnicos y documentales de admisibilidad.

8. Documentación técnica

Para las líneas N.º 1, N.º 2 y N.º 10, correspondientes a:

• Congelador vertical.
• Licuadora industrial/comercial.
• Pizarra blanca móvil.

el oferente deberá aportar documentación que permita comprobar objetivamente las características del producto ofrecido.

Podrá aportar:

• Ficha técnica.
• Catálogo.
• Brochure.
• Fotografías.
• Información del fabricante.
• Manual.
• Documento comercial que contenga las especificaciones.
• Otra documentación técnicamente idónea.

Para las demás líneas deberá presentarse una descripción suficiente del producto
que permita verificar material, dimensiones y demás características requeridas.

La sola indicación de una marca o modelo no sustituye la obligación de demostrar el cumplimiento de las especificaciones técnicas.

9. Experiencia del oferente

El oferente deberá acreditar experiencia en el suministro de bienes iguales o similares a aquellos para los cuales presenta oferta.
La experiencia podrá demostrarse mediante:

• Órdenes de compra.
• Contratos.
• Facturas.
• Certificaciones.
• Cartas de referencias comerciales.
• Documentos equivalentes que permitan comprobar el suministro realizado.

Se requerirá como mínimo una experiencia comprobada para efectos de admisibilidad.

La primera experiencia acreditada constituirá requisito mínimo y no generará puntuación.
Las experiencias adicionales podrán ser consideradas dentro del sistema de evaluación establecido en este cartel.

10. Oferta económica
La oferta económica deberá indicar claramente, para cada línea:

Los precios deberán expresarse en colones costarricenses o bien con el tipo de cambio en caso de ofertar en dólares.
Los precios ofertados deberán incluir todos los costos necesarios para entregar los bienes en las instalaciones del IPEC Barva.

 11. Mecanismo de adjudicación

La presente contratación permitirá la adjudicación por líneas.
Los oferentes podrán presentar oferta para:

• Una línea.
• Varias líneas.
• La totalidad de las líneas.

No será requisito ofertar la totalidad de los bienes.
Cada línea podrá ser adjudicada al oferente que obtenga la mayor calificación para esa línea y cumpla integralmente las condiciones establecidas.
En consecuencia, podrán resultar adjudicatarios diferentes proveedores para diferentes líneas.
La Junta Administrativa podrá adjudicar una, varias o todas las líneas, de acuerdo con el resultado de la evaluación y la disponibilidad presupuestaria.

Cuando el monto resultante de las líneas susceptibles de adjudicación supere los ₡1.350.000,00, la Junta únicamente podrá adjudicar hasta el límite del contenido presupuestario disponible, debiendo motivar la decisión correspondiente.

12. Sistema de evaluación

Las ofertas que hayan superado previamente la etapa de admisibilidad administrativa, legal y técnica serán evaluadas individualmente por cada línea sobre una base de 100 puntos.
El cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas constituye un requisito de admisibilidad y no será objeto de puntuación. Únicamente las ofertas que cumplan integralmente las especificaciones técnicas establecidas para la línea correspondiente continuarán a la etapa de evaluación.

12.1. Precio – 80 puntos

La oferta admisible de menor precio para cada línea obtendrá 80 puntos.
Las restantes ofertas serán calificadas mediante la siguiente fórmula:
P = (PM / PO) × 80

Donde:

• P: puntuación obtenida.
• PM: menor precio admisible para la línea.
• PO: precio de la oferta evaluada.

12.2. Tiempo de entrega – 10 puntos

Se calificará de la siguiente manera:

El plazo indicado por el oferente se convertirá en una obligación contractual en caso de resultar adjudicado.

12.3. Experiencia adicional – 10 puntos

La primera experiencia comprobada constituye requisito de admisibilidad y no genera puntuación.
Se calificará la experiencia adicional de la siguiente forma:

La Administración podrá verificar la autenticidad de las referencias aportadas.

13. Garantía

Para las líneas N.º 1, N.º 2 y N.º 10 se establece una garantía mínima de:
12 meses
contados a partir de la recepción definitiva a satisfacción.
La garantía deberá cubrir defectos de fabricación y funcionamiento imputables al bien.
Cuando el fabricante otorgue una garantía superior a doce meses, prevalecerá la condición más favorable.

La oferta deberá indicar:

• Plazo de garantía.
• Cobertura.
• Procedimiento para hacer efectiva la garantía.
• Medio de contacto para atención.

Durante el período de garantía, las reparaciones o sustituciones cubiertas deberán efectuarse sin costo adicional para la Administración.

14. Lugar y condiciones de entrega

Los bienes deberán entregarse en las instalaciones del:
Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), Barva de Heredia.
La fecha y hora de entrega deberán coordinarse previamente con la Administración.
El adjudicatario deberá asumir todos los costos relacionados con:

• Transporte.
• Carga.
• Descarga.
• Traslado.
• Armado.
• Ensamblaje.
• Instalación básica cuando corresponda.

Las pizarras deberán entregarse armadas o con el armado incluido.
El congelador y la licuadora deberán entregarse completos y listos para su puesta en funcionamiento.

15. Recepción y verificación de los bienes

La Administración verificará los bienes suministrados antes de emitir la recepción definitiva.
La revisión podrá comprender:

1. Cantidades.
2. Marca y modelo adjudicados, cuando corresponda.
3. Dimensiones.
4. Capacidad.
5. Materiales.
6. Estado físico.
7. Características técnicas.
8. Accesorios.
9. Funcionamiento de los equipos eléctricos.
10. Estado y estabilidad de las pizarras.
11. Funcionamiento de rodines y mecanismos de bloqueo.
12. Documentación de garantía.
13. Correspondencia entre el producto ofertado, adjudicado y entregado.

La recepción material no implica aceptación definitiva mientras no se haya comprobado el cumplimiento de las condiciones contractuales.
Esta separación entre recepción física y aceptación definitiva también está contemplada en el cartel de referencia.

16. Bienes defectuosos o diferentes a los adjudicados

No se recibirán definitivamente bienes que:

• Presenten daños.
• Se encuentren incompletos.
• Presenten defectos.
• Sean usados o reacondicionados.
• No correspondan a la marca o modelo adjudicado.
• Incumplan las especificaciones técnicas.
• No funcionen correctamente.
• Presenten deterioro, corrosión o deformaciones.

El adjudicatario deberá sustituir el bien por uno que cumpla integralmente lo adjudicado, sin costo adicional para la Administración.

17. Forma de pago

El pago se realizará contra entrega y recibido a satisfacción de los bienes adjudicados.
Para proceder con el pago deberá contarse como mínimo con:

• Recepción a satisfacción.
• Factura electrónica correspondiente.
• Documentación administrativa requerida.
• Cumplimiento de las obligaciones tributarias y de seguridad social que resulten aplicables.

No se realizarán pagos anticipados.

18. Consultas al cartel

Las consultas relacionadas con el presente procedimiento deberán remitirse únicamente al correo: [email protected]
Fecha límite para consultas: 02 de setiembre de 2026
Hora límite: 12:00 medio día
Las consultas recibidas posteriormente al vencimiento del plazo no serán atendidas.

Las respuestas, aclaraciones o modificaciones deberán comunicarse de forma que se garantice igualdad de información entre los interesados.

19. Presentación y recepción de ofertas

• Las ofertas deberán remitirse únicamente al correo: [email protected]
• En el asunto deberá indicarse: “OFERTA – LICITACIÓN REDUCIDA N.º 18-
  IPEC BARVA-2026” La oferta deberá presentarse en formato PDF, debidamente firmada y acompañada de los documentos requeridos.
• Fecha límite de recepción: 04 de septiembre de 2026
• Hora límite: 11:59 p.m.
  No se admitirán ofertas presentadas posteriormente al vencimiento del plazo establecido.

 20. Confirmación de recepción

El oferente deberá conservar evidencia del envío electrónico de su oferta.
En caso de no recibir confirmación, deberá comunicarse con la Junta Administrativa antes del vencimiento del plazo establecido.

21. Apertura de ofertas

La apertura de las ofertas se realizará en sesión de la Junta Administrativa del IPEC Barva.
Fecha: 07 de setiembre de 2026
Hora: 3:00 p.m.
Una vez efectuada la apertura se procederá con el análisis administrativo, técnico y económico de las ofertas recibidas.

 22. Análisis técnico

Las ofertas serán sometidas a análisis para determinar el cumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas establecidas para cada línea.
Para efectos del análisis se verificará la información presentada por el oferente y, cuando corresponda, las fichas técnicas, catálogos, fotografías, documentación del fabricante y demás elementos aportados.
La Administración podrá solicitar las aclaraciones técnicamente necesarias cuando ello resulte jurídicamente procedente.
El análisis deberá quedar documentado en el expediente administrativo.

23. Subsanaciones y aclaraciones

La Administración podrá solicitar las subsanaciones o aclaraciones que resulten legalmente procedentes.
La subsanación no podrá utilizarse para:

• Sustituir el producto originalmente ofertado por otro diferente.
• Modificar elementos esenciales de la oferta.
• Mejorar indebidamente el precio.
• Incorporar condiciones que otorguen una ventaja competitiva posterior a la apertura.
• Alterar sustancialmente las características técnicas inicialmente ofrecidas.

 24. Criterios de desempate

En caso de empate en la puntuación final correspondiente a una línea, se aplicarán
sucesivamente los siguientes criterios:

1. Preferencia legal para PYMES, cuando corresponda y se encuentre
   debidamente acreditada.
2. Mayor puntuación obtenida en el criterio precio.
3. Mayor puntuación obtenida en experiencia comprobada.
4. De persistir el empate, se realizará sorteo debidamente documentado por la
   Junta Administrativa.

Este orden coincide con el mecanismo de desempate utilizado en el cartel N.º 17 aportado como referencia.

25. Incumplimiento contractual

El adjudicatario estará obligado a cumplir las cantidades, características técnicas, calidad, plazo de entrega, garantía y demás condiciones contenidas en:

• El presente cartel.
• Su oferta.
• El acto de adjudicación.
• La orden de compra.
• Demás documentos que formen parte de la relación contractual.

Cualquier incumplimiento deberá ser documentado en el expediente administrativo.
La Administración adoptará las medidas que jurídicamente correspondan de conformidad con la normativa vigente y las condiciones de la contratación.

 26. Expediente administrativo

El expediente de contratación deberá contener, según corresponda:

1. Decisión inicial.
2. Certificación de contenido presupuestario.
3. Vinculación con el PAT.
4. Solicitud o justificación de la necesidad.
5. Estudio de mercado.
6. Proformas utilizadas.
7. Cartel definitivo.
8. Modificaciones o aclaraciones al cartel.
9. Consultas y respuestas.
10. Ofertas recibidas.
11. Documentación de admisibilidad.
12. Análisis administrativo.
13. Análisis técnico.
14. Análisis económico.
15. Acto de adjudicación.
16. Comunicaciones a los oferentes.
17. Orden u órdenes de compra.
18. Facturas.
19. Documentos de garantía.
20. Constancias de recepción.
21. Comprobantes de pago.
22. Cualquier otra actuación relacionada con la contratación.

El cartel N.º 17 exige igualmente conservar en el expediente la decisión inicial, certificación presupuestaria, estudio de mercado, proformas, ofertas, análisis, adjudicación, órdenes, facturas, garantías, recepción y pago.

27. Disposiciones finales

La presentación de una oferta implica el conocimiento y aceptación de las condiciones establecidas en el presente cartel.
Las especificaciones técnicas establecidas corresponden a las condiciones mínimas necesarias para satisfacer la necesidad institucional.
Las marcas y modelos contenidos en las proformas utilizadas para el estudio de mercado no constituyen marcas exigidas por la Administración.
Se admitirán productos equivalentes o superiores siempre que pueda comprobarse objetivamente que cumplen o superan las especificaciones mínimas establecidas.
Cuando se indiquen dimensiones aproximadas, podrán aceptarse variaciones comerciales razonables siempre que no reduzcan sustancialmente la funcionalidad, capacidad o finalidad requerida.
Cuando un oferente proponga una característica equivalente, deberá aportar información suficiente para que la Administración pueda determinar técnicamente la equivalencia.
Cualquier situación no prevista expresamente en este cartel será resuelta de conformidad con la Ley General de Contratación Pública N.º 9986, su Reglamento y demás normativa aplicable.

28. Cuadro para presentación de la oferta económica

El oferente podrá utilizar el siguiente cuadro o presentar uno equivalente que contenga, como mínimo, la misma información:

Descargar Licitación AQUÍ