1. Introducción

La Junta Administrativa del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva (IPEC Barva), en adelante “La Junta”, en cumplimiento de sus funciones según el Reglamento General de Juntas de Educación y Juntas Administrativas, y de conformidad con la Ley General de Contratación Pública N.° 9986 y su reglamento, invita a los interesados a participar en el proceso de Licitación Reducida N.°02-IPEC BARVA-2026, cuyo objeto es la contratación del servicio de fotocopiado, impresión y escaneo para la institución.

Este cartel define las condiciones técnicas, legales y administrativas que rigen el procedimiento

2. Objeto de la contratación

Contratar un servicio externo de fotocopiado e impresión, mediante el cual el proveedor seleccionado realizará todas las copias e impresiones fuera de las instalaciones del IPEC Barva y entregará el material impreso en la institución, dentro de los plazos y cantidades solicitadas por la Junta Administrativa.

El servicio incluirá:

• Recepción digital o física de los archivos enviados por el IPEC Barva.
• Impresión y/o fotocopiado en formato carta u oficio, según lo solicitado.
• Entrega física de los documentos impresos en las instalaciones del IPEC Barva, en el plazo máximo que se defina en este cartel.
• Calidad adecuada de impresión y fotocopiado, sin manchas, sin cortes y con el gramaje de papel requerido por la Administración.
• Garantía de confidencialidad respecto a toda la información institucional y académica reproducida.

El servicio se cobrará por copia/impresión efectivamente realizada, según la oferta económica adjudicada.

3. Alcance del servicio

El oferente adjudicado deberá, como mínimo:

• Realizar todas las impresiones y fotocopias en sus propias instalaciones, conforme a las solicitudes enviadas por el IPEC Barva en formato digital o físico.
• Entregar físicamente todo el material impreso y/o fotocopiado en las instalaciones del IPEC Barva, dentro del plazo máximo que se establezca en el contrato.

Garantizar la calidad del material reproducido, asegurando:

• Texto e imágenes legibles.
• Buena resolución y uniformidad.
• Papel sin manchas, cortes, borrones o deformaciones.
• Mantener estricta confidencialidad de toda la información académica o administrativa que reciba para fotocopiado o impresión, para lo cual deberá firmar un documento donde se compromete con este aspecto.

Ofrecer los siguientes servicios como mínimo:

• Copias e impresiones en blanco y negro (y a color si así lo solicita la Administración).
• Tamaños de papel: carta, A4 y/o oficio.
• Engrapado, ordenado o acomodo básico cuando se solicite (si aplica).
• Entregar los trabajos solicitados en un plazo máximo de 48 horas, según se defina en la oferta adjudicada.

Llevar un control de todas las copias/impresiones realizadas, detallando:

• Fecha de solicitud.
• Tipo de trabajo.
• Cantidades impresas o fotocopiadas.
• Precio unitario.
• Total mensual.
• Este control deberá enviarse mensualmente junto con la factura para efectos de verificación y conformidad del servicio.

4. Plazo de ejecución del contrato

El contrato tendrá una vigencia de un (1) año, a partir de la emisión de la orden de inicio. Podrá prorrogarse conforme la Ley 9986, siempre que exista justificación técnica, legal y presupuestaria, y acuerdo de la Junta Administrativa.

5. Modalidad de contratación

Este procedimiento se tramita bajo la modalidad de Licitación Reducida, por tratarse de un monto igual o inferior al umbral establecido en la Ley N.° 9986.

Se realiza una contratación de servicios por demanda, con base en:

• Un precio por copia/impresión (y, en su caso, precio por escaneo si aplica), y/o
• Una cuota fija mensual que incluya un volumen determinado de copias/impresiones.

Las condiciones definitivas serán las ofrecidas y adjudicadas conforme al presente cartel.

6. Presupuesto estimado del procedimiento

El presupuesto disponible para esta contratación asciende hasta la suma aproximada de ¢4.250.000.0 (cuatro millones doscientos cincuenta mil colones netos) para el período de vigencia contractual, sujeto a la disponibilidad financiera institucional y a las transferencias efectivamente recibidas.

7. Requisitos del oferente

 Los oferentes deben cumplir con lo siguiente:

• Estar al día con sus obligaciones ante:
  • Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS).
  • Ministerio de Hacienda.
  • demás cargas sociales correspondientes.
•  Contar con experiencia comprobable en la prestación de servicios de fotocopiado, impresión o arriendo de equipos multifuncionales a instituciones públicas o privadas.
• Presentar obligatoriamente:
  • Oferta técnica detallada, que debe indicar como mínimo:
    • Características del/los equipo(s) con que cuenta para brindar el servicio (marca, modelo, capacidad de copias por mes, resolución, funciones disponibles).
    • Detalle del servicio de mantenimiento preventivo y correctivo.
    • Tiempos de respuesta ante averías.
    • Descripción de la metodología de control de copias/impresiones.
  • Oferta económica, que debe indicar:
    • Precio por copia/impresión en blanco y negro.
    • Precio por copia/impresión a color (si aplica).
    • Monto de base fija mensual (si la oferta la incluye).
    • Precio de escaneo por página
    • Cualquier otro costo adicional que deba considerar el IPEC en este servicio.

• Declaración jurada conforme al artículo 22 de la Ley 9986, indicando que no se encuentra inhabilitado para contratar con la Administración.
• Constancia de experiencia previa, indicando al menos dos (2) clientes (públicos o privados), con nombre de la entidad, periodo del servicio y contacto de referencia.
• Póliza de riesgos del trabajo (cuando corresponda) y responsabilidad civil (si la naturaleza del servicio lo requiere).

   

La Junta podrá solicitar aclaraciones o documentación adicional, sin que esto implique modificación sustancial de la oferta.

8. Mecanismo de adjudicación

 La adjudicación se realizará en forma global, a favor del oferente que:

• Cumpla con todos los requisitos legales y técnicos exigidos en el presente cartel, y
• Obtenga la mejor calificación conforme a los criterios de evaluación establecidos.

La Junta se reserva el derecho de:

• Declarar desierta la licitación si ninguna oferta cumple con los mínimos requeridos.
• Rechazar ofertas que no se ajusten a la normativa o a las condiciones de este cartel.

9.  Forma de pago

 El pago se realizará mensualmente, contra presentación de:

• Factura electrónica válida según normativa de Hacienda, y
• Comprobante de servicio conforme (control de copias/impresiones y detalle del mes).

El plazo de pago será de hasta treinta (30) días naturales posterior a la recepción de la factura y la conformidad del servicio por parte de la Administración, esto en apego a la Ley de Contratación Pública vigente.

10. Recepción de ofertas

Las ofertas deben enviarse únicamente por medio del correo electrónico: [email protected]

• Formato: PDF, con las firmas (digitales o autógrafas escaneadas) según
  corresponda.
• Fecha y hora límite de presentación: a más tardar el 02 de FEBRERO de 2026 a las
  12:00 p.m.

No se aceptarán ofertas:

• Enviadas por otros medios.
• Presentadas fuera del plazo y hora establecidos

11. Criterios de evaluación

 Criterios de desempate:

En caso de que dos o más oferentes obtengan la misma calificación final, se aplicarán los siguientes criterios, en estricto orden de prioridad:

1. Mejor puntaje en calidad y capacidad técnica del equipo ofrecido.

2. Mayor experiencia comprobada en servicios similares.

3. Menor tiempo de respuesta ante averías.

4. Mayor antigüedad del oferente en el mercado de servicios de fotocopiado/impresión.

5. Orden cronológico de presentación de la oferta (quien haya presentado primero una oferta completa y conforme).

12. Consultas

 Toda consulta sobre este cartel deberá enviarse por escrito, únicamente al correo electrónico: [email protected]

• Periodo de consultas: desde la fecha de publicación del cartel y hasta el día 26 de enero de 2026 a las 12:00 p.m.
• No se atenderán consultas recibidas fuera de este plazo.
• Las respuestas se remitirán por el mismo medio a todos los interesados, dentro de los dos días hábiles siguientes al cierre del período de consultas.

13. Medios de recepción y respaldo de las ofertas

Las ofertas deberán enviarse exclusivamente al correo: [email protected]

• En formato PDF, con las firmas respectivas.
• Se recomienda al oferente conservar evidencia del envío (captura de pantalla,
  acuse, etc.).

La Junta Administrativa no se responsabiliza por:

• Errores de envío del oferente.
• Fallos en la conexión del oferente.
• Uso de medios distintos al indicado en este cartel.

14. Confirmación de recepción de ofertas

 Una vez recibida la oferta, se enviará un mensaje de confirmación de recepción al oferente, el cual servirá como constancia del envío exitoso dentro del plazo establecido.

En caso de no recibir dicha confirmación en un plazo razonable, el oferente deberá comunicarse de inmediato con la Junta Administrativa al correo: [email protected] antes del cierre del plazo de presentación.

La falta de seguimiento oportuno no será atribuible a la Administración.

15. Apertura de ofertas

La apertura de las ofertas se realizará en sesión de la Junta Administrativa del IPEC Barva, el día 19 de febrero 2026 a las 3:00 p.m.

Posteriormente, se procederá con el análisis técnico, económico y legal correspondiente, para emitir el acuerdo de adjudicación.

16. Disposiciones finales

 La participación en esta licitación implica el conocimiento y aceptación plena:

• Del presente cartel, y
• Del marco legal regulado en la Ley N.° 9986 y su reglamento, así como demás normativa aplicable.

Cualquier situación no contemplada expresamente en este cartel será interpretada y resuelta por la Junta Administrativa del IPEC Barva, en apego a la Ley General de Contratación Pública N.° 9986, su reglamento y normativa conexa.

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