1. Introducción

La Junta Administrativa del Instituto Profesional de Educación Comunitaria de Barva, en adelante denominada “la Junta”, emite el presente pliego de condiciones para participar en la Licitación Reducida N.° 11-IPEC BARVA-2026. El procedimiento se regirá por la Ley
General de Contratación Pública N.° 9986, su Reglamento, los principios de contratación pública y las demás disposiciones aplicables.

2. Objeto de la contratación

Contratar, bajo la modalidad de solución integral llave en mano, la adquisición, suministro, transporte, instalación, configuración, pruebas y puesta en funcionamiento de un arco de seguridad detector de metales de dieciocho zonas para el control preventivo de ingreso al
IPEC Barva.
La contratación comprende todos los equipos, accesorios, materiales, mano de obra, herramientas, anclajes, conexiones, programación, capacitación y documentación necesarios para entregar el sistema completamente instalado, seguro y operativo, sin costos adicionales para la Administración.

3. Justificación e interés público

La adquisición tiene como finalidad fortalecer las medidas institucionales de prevención, seguridad y control de acceso, mediante la detección oportuna de objetos metálicos que puedan representar un riesgo para estudiantes, personal y visitantes.
El equipo deberá permitir una revisión ágil, no invasiva y segura, adecuada para el flujo cotidiano de personas de la institución.

4. Modalidad y forma de adjudicación

El procedimiento se tramitará como licitación reducida y se adjudicará globalmente a un único oferente. No se admitirán adjudicaciones parciales, debido a que el suministro, la instalación, la configuración, las pruebas y la garantía deben quedar bajo la responsabilidad
de un mismo contratista.

5. Presupuesto disponible

El presupuesto máximo disponible asciende a ₡2 100 000,00 (dos millones cien mil colones exactos). Los recursos se encuentran destinados específicamente a la adquisición de un arco de seguridad detector de metales. La oferta deberá incluir todos los tributos aplicables, costos directos e indirectos, transporte, equipos, accesorios, materiales, instalación, configuración, capacitación, utilidad y cualquier otro gasto necesario para el cumplimiento integral del objeto contractual. No podrá adjudicarse una oferta cuyo precio exceda el
presupuesto certificado.

6. Alcance mínimo de la solución

La contratación deberá incluir, como mínimo:

• Visita o verificación técnica del sitio y confirmación de las condiciones de instalación.
• Suministro de un arco detector de metales de dieciocho zonas, nuevo, sin uso y de fabricación reciente.
• Transporte, descarga, armado, instalación, nivelación y fijación o anclaje cuando resulte necesario.
• Conexión a una fuente eléctrica institucional disponible de 110 V, mediante el adaptador y las protecciones requeridas por el fabricante.
• Configuración de sensibilidad, programas de detección, alarmas, contraseña y demás parámetros operativos.
• Pruebas de detección por zonas, conteo de personas, alarmas visuales y sonoras y operación continua.
• Capacitación al personal designado por la Administración para la operación, configuración básica, limpieza y atención de alertas.
• Entrega de manual de usuario en español, ficha técnica, garantía, certificaciones y recomendaciones de mantenimiento.
• Limpieza del área y retiro de empaques y residuos generados durante la instalación.
•  

7. Especificaciones técnicas mínimas

Las características indicadas constituyen mínimos funcionales. Se aceptarán marcas y modelos equivalentes o superiores, siempre que el oferente demuestre documentalmente su cumplimiento.
Cualquier referencia comercial aportada como antecedente se utiliza únicamente para definir el nivel de desempeño requerido y no limita la participación de otros fabricantes.

7.1. Detección y zonas

El equipo deberá cumplir, como mínimo, con las siguientes características:

• Mínimo dieciocho zonas de detección independientes, con indicación visual de la
  ubicación aproximada del objeto detectado.
• Capacidad para detectar objetos metálicos ferrosos y no ferrosos, incluidos armas, cuchillos y otros elementos ocultos.
• Sensibilidad regulable de manera general y por zona, con un mínimo de 255 niveles o una escala técnicamente equivalente o superior.
• Calibración automática y función de autodiagnóstico al encenderse.
• Procesamiento digital de señal y capacidad de seleccionar diferentes programas o niveles de seguridad.
• Diseño que reduzca puntos ciegos y permita detectar objetos en distintas posiciones y orientaciones.

7.2. Interfaz, alarmas y conteo

El equipo deberá contar con:

• Pantalla LCD a color de al menos siete pulgadas, táctil o con controles digitales de operación equivalente.
• Alarmas visuales y sonoras, con volumen y tono configurables o prestaciones equivalentes.
• Indicadores luminosos laterales o frontales para identificar la zona en la que se detecta el objeto.
• Contador de personas que ingresan y contador de alarmas, visibles en la interfaz de control.
• Protección de la configuración mediante contraseña digital.
• Sensores infrarrojos bidireccionales para inicio y finalización automática del proceso de detección.
• Capacidad mínima de tránsito de treinta personas por minuto, bajo condiciones normales de uso.

7.3. Condiciones eléctricas y ambientales

El equipo deberá cumplir con las siguientes condiciones:

• Adaptador compatible con entrada de 100 a 240 V CA, 50/60 Hz, y salida de bajo voltaje conforme al diseño del fabricante.
• Temperatura de operación mínima de -20 °C a 65 °C.
• Humedad de operación de hasta 95 %, sin condensación.
• Protección mínima IP54 para instalación en zona cubierta. Si la ubicación definitiva queda expuesta directamente a lluvia o polvo, deberá suministrarse un modelo con protección mínima IP65.
• El equipo no deberá emitir radiación ionizante y deberá ser seguro para las personas usuarias, incluidas personas embarazadas o con marcapasos, conforme a la documentación del fabricante.

7.4. Construcción, dimensiones y certificaciones

El equipo deberá disponer de:

• Estructura resistente, estable y anticorrosiva, adecuada para uso institucional continuo.
• Abertura útil mínima aproximada de 700 milímetros de ancho y 2 000 milímetros de alto, que permita el tránsito cómodo y seguro de las personas.
• Diseño modular que facilite la instalación, el mantenimiento y la sustitución de componentes.
• Certificaciones CE, FCC y RoHS, o certificaciones equivalentes emitidas por
  organismos reconocidos. El fabricante deberá contar con certificación ISO 9001 o un sistema de gestión de calidad equivalente.
• Equipo, accesorios y adaptador completamente compatibles entre sí y respaldados por el mismo oferente.

8. Visita técnica

La visita técnica deberá coordinarse mediante el correo electrónico [email protected]. Su realización será facultativa, no otorgará puntaje ni constituirá un requisito de admisibilidad.
La persona oferente que decida no realizarla asumirá la responsabilidad de verificar, por sus propios medios, las condiciones del sitio. En caso de resultar adjudicataria, deberá ejecutar integralmente la instalación por el precio ofrecido, sin que pueda alegar desconocimiento del lugar ni solicitar costos adicionales derivados de la omisión de la visita.

9. Requisitos de admisibilidad

Los oferentes deberán cumplir con los siguientes requisitos:

• Presentar documentos que demuestren estar al día con las obligaciones ante la Caja Costarricense de Seguro Social y la Administración Tributaria, según corresponda.
• Presentar la oferta completa en idioma español y firmada digitalmente por la persona competente.
• Aportar personería jurídica o documento que acredite la representación, cuando corresponda.
• Presentar la declaración jurada prevista en el artículo 29 de la Ley N.° 9986, relativa a las prohibiciones del artículo 28 y, cuando proceda, a la desafectación regulada en el artículo 30.
• Demostrar experiencia satisfactoria con al menos dos cartas de referencia sobre suministros e instalaciones de arcos detectores de metales o sistemas de control de seguridad de naturaleza y complejidad semejantes, realizados durante los últimos cinco años.
• Adjuntar fichas técnicas, marca, modelo, país de origen, fotografías o catálogos y certificaciones del equipo ofrecido.
• Presentar la matriz de cumplimiento técnico del Anexo 1, debidamente completada.
• Indicar el plazo de entrega e instalación, la garantía y la disponibilidad de servicio técnico.

10. Contenido y presentación de la oferta

La oferta deberá contener, como mínimo:

• Nombre o razón social del oferente.
• Número de identificación física o jurídica.
• Domicilio, teléfono, correo electrónico y persona de contacto.
• Descripción técnica punto por punto, con indicación expresa del cumplimiento de cada requisito.
• Marca, modelo, fabricante, país de origen y año o versión del equipo.
• Precio cierto y definitivo, desglosado en subtotal, tributos y precio total.
• Plazo de entrega e instalación expresado en días hábiles.
• Plazo y condiciones de garantía.
• Documentación para acreditar experiencia y referencias verificables.
• Declaraciones y anexos requeridos en este pliego.

Las ofertas deberán remitirse mediante el correo electrónico [email protected]
M dentro del plazo establecido en el presente pliego de condiciones.
La oferta y sus documentos adjuntos deberán presentarse preferiblemente en formato PDF y estar debidamente identificados.
Las aclaraciones y subsanaciones que solicite la Administración deberán atenderse por el medio y dentro del plazo comunicado formalmente a la persona oferente.

11. Precio y régimen tributario

El precio deberá ser cierto, definitivo y comprender la totalidad del objeto contractual.
Si el oferente omite señalar los tributos aplicables, se presumirá que el precio total los incluye.
Cuando la Junta acredite una exoneración tributaria aplicable, el adjudicatario deberá facturar de conformidad con el trámite correspondiente, sin modificar el precio base ofrecido.
No se reconocerán costos adicionales por conceptos indispensables para entregar el equipo instalado y funcionando.

12. Sistema de evaluación

La adjudicación se realizará a la oferta que cumpla todos los requisitos legales, técnicos y presupuestarios y obtenga la mayor calificación, de acuerdo con los siguientes criterios:

12.1. Precio: 70 puntos
Se asignarán 70 puntos a la oferta admisible que presente el menor precio total.
Las demás ofertas se calificarán mediante la siguiente fórmula:
Puntaje = (menor precio admisible ÷ precio de la oferta evaluada) × 70.

12.2. Plazo de entrega e instalación: 15 puntos

El plazo ofrecido deberá expresarse en días hábiles y comprenderá el suministro, transporte, instalación, configuración, pruebas, capacitación y puesta en funcionamiento integral del equipo. El plazo máximo permitido será de veinte días hábiles, contado a partir de la orden de inicio. La puntuación se asignará de la siguiente manera:

• Menor plazo ofrecido: 15 puntos.
• Segundo menor plazo ofrecido: 10 puntos.
• Restantes plazos ofrecidos: 5 puntos.

Cuando dos o más oferentes presenten el mismo plazo, recibirán la misma puntuación. Para determinar el segundo menor plazo se tomará como referencia el siguiente plazo distinto al menor ofrecido.

No se admitirán plazos fraccionados, condicionados o superiores a veinte días hábiles.

12.3. Experiencia adicional: 15 puntos
Como requisito mínimo de admisibilidad, el oferente deberá acreditar dos instalaciones satisfactorias.
La experiencia adicional al requisito mínimo se calificará de la siguiente manera:

• Dos instalaciones acreditadas: 0 puntos.
• Tres instalaciones acreditadas: 5 puntos.
• Cuatro instalaciones acreditadas: 10 puntos.
• Cinco o más instalaciones acreditadas: 15 puntos.

La experiencia deberá demostrarse mediante cartas de referencia, certificaciones, contratos, órdenes de compra, facturas u otros documentos verificables que indiquen el cliente, el objeto, la fecha de ejecución y la información de contacto.
Solo se considerarán trabajos concluidos satisfactoriamente.

13. Criterio de desempate
En caso de empate en la calificación final, se aplicará el siguiente orden:

• Menor precio total.
• Menor plazo de entrega e instalación.
• Mayor número de instalaciones similares acreditadas.
• Mayor plazo de garantía ofrecido.
• Plazo y lugar de ejecución

Si después de aplicar los criterios anteriores persiste el empate, la Junta realizará un mecanismo de desempate objetivo y aleatorio, debidamente documentado en el expediente de la contratación y con participación de las personas oferentes empatadas.

14. Plazo y lugar de ejecución

El adjudicatario deberá completar el suministro, instalación, configuración, pruebas, capacitación y entrega documental dentro del plazo ofrecido, el cual no podrá superar veinte días hábiles contados a partir de la orden de inicio. Los trabajos se realizarán en las instalaciones del IPEC Barva, ubicadas en Barva de Heredia, 600 metros al noreste de la iglesia de Barva, carretera a San José de la Montaña. La fecha, horario y condiciones de acceso serán coordinados con la Dirección o con la persona fiscalizadora designada.

15. Recepción y pruebas de aceptación

La recepción definitiva procederá únicamente cuando el equipo se encuentre completo, estable, seguro, configurado y funcionando satisfactoriamente.
La persona fiscalizadora verificará, como mínimo:

• Detección y señalización de objetos en las dieciocho zonas.
• Ajuste de sensibilidad general y por zonas.
  Alarmas sonoras y visuales.
• Sensores infrarrojos, conteo de personas y conteo de alarmas.
• Pantalla, contraseña y controles de configuración.
• Estabilidad física, nivelación, fijación y seguridad del cableado.
  Entrega de manuales, fichas técnicas, garantía y certificaciones.
• Capacitación al personal designado.
• Limpieza final del área.

Cualquier defecto, omisión o incumplimiento deberá ser corregido por el adjudicatario, sin costo adicional, dentro del plazo que establezca la Administración.

16. Garantía de los bienes y trabajos

El oferente deberá brindar una garantía mínima de doce meses, contada a partir de la recepción definitiva. La garantía deberá cubrir defectos de fabricación, fallas electrónicas, sensores, pantalla, fuente de alimentación, estructura y cualquier defecto atribuible al suministro, instalación o configuración. Durante la garantía, el contratista deberá atender los reportes dentro de los dos días hábiles siguientes a su comunicación y realizar el diagnóstico y corrección de la falla dentro de un plazo máximo de cinco días hábiles, salvo que, por la naturaleza de la reparación o por necesidad comprobada de importación de repuestos, la Administración autorice un plazo mayor. Todos los traslados, repuestos, mano de obra y demás costos estarán incluidos.  

17. Garantía de cumplimiento

El adjudicatario deberá rendir una garantía de cumplimiento equivalente al cinco por ciento (5 %) del monto adjudicado, dentro del plazo comunicado en el acto de adjudicación y antes de la orden de inicio. La garantía deberá mantenerse vigente durante la ejecución contractual y por dos meses adicionales, sin perjuicio de las ampliaciones que resulten necesarias.

18. Forma de pago

No se reconocerán adelantos.

El pago se realizará en un solo tracto, después de la recepción definitiva satisfactoria, la presentación de la factura electrónica y la verificación de que el contratista se encuentra al día con sus obligaciones legales.

La Administración tramitará el pago conforme a los procedimientos financieros aplicables, una vez cumplidos los requisitos establecidos en el presente pliego.

19. Obligaciones del contratista

El contratista deberá:

• Designar una persona responsable de la coordinación técnica.
• Cumplir las normas de seguridad y salud ocupacional aplicables.
• Mantener el área de trabajo señalizada, limpia y segura.
• Proteger a estudiantes, personal, visitantes, bienes e instalaciones durante los trabajos.
• Reparar, sin costo adicional, cualquier daño causado durante la ejecución.
• Utilizar personal capacitado, herramientas adecuadas y equipos de protección personal.
• No sustituir la marca o el modelo adjudicado sin autorización previa y motivada de la Administración.
• Entregar el equipo libre de gravámenes, limitaciones y derechos de terceros.

20. Fiscalización

La Junta designará una persona fiscalizadora responsable de coordinar la ejecución, verificar el cumplimiento técnico, documentar las pruebas, comunicar incumplimientos y recomendar la recepción definitiva. La fiscalización no libera al contratista de su responsabilidad integral por la calidad y seguridad del objeto contratado.

21. Sanciones económicas e incumplimiento contractual

Debido a que el objeto contractual fortalece el control preventivo y la seguridad institucional, su cumplimiento oportuno y correcto resulta esencial para la satisfacción del interés público.

21.1. Cláusula penal por atraso

Cuando, por causas imputables al contratista, se produzca un atraso en la entrega, instalación, configuración, capacitación o puesta en funcionamiento respecto del plazo contractual, se aplicará una cláusula penal equivalente al cero coma cinco por ciento (0,5 %) del precio del contrato por cada día natural de atraso.
El cálculo se realizará desde el día natural siguiente al vencimiento del plazo contractual y hasta la fecha en que la Administración compruebe el cumplimiento satisfactorio.
Si el atraso afecta únicamente una prestación valorable de manera independiente, el porcentaje se calculará sobre el valor de esa prestación. Si impide utilizar el equipo, se calculará sobre el precio total del contrato.

21.2. Multas por ejecución defectuosa

Se aplicará una multa equivalente al cero coma cinco por ciento (0,5 %) por cada día natural durante el cual persista alguno de los siguientes incumplimientos, después de vencido el plazo otorgado para corregirlo:

• Instalación contraria a las especificaciones, al pliego de condiciones o a la oferta adjudicada.
• Funcionamiento defectuoso de las zonas, sensores, pantalla, alarmas, contadores o fuente de alimentación.
• Utilización de equipos, materiales o accesorios distintos de los aprobados.
• Omisión de la capacitación o de la entrega de manuales, garantía, fichas técnicas o certificaciones.
• Falta de reparación de daños ocasionados a las instalaciones.
• Incumplimiento de las medidas de seguridad, limpieza o protección del área.
• Falta de corrección de defectos u omisiones comunicados formalmente.

La multa se calculará sobre el valor de la prestación afectada. Cuando el defecto comprometa la seguridad o el funcionamiento integral del equipo, se calculará sobre el precio total del contrato.

21.3. Límite, causas no imputables y cobro

El monto acumulado por concepto de multas y cláusulas penales no podrá superar el veinticinco por ciento (25 %) del precio del contrato, incluidas sus modificaciones.
No se aplicarán simultáneamente una multa y una cláusula penal por el mismo hecho.
No procederán sanciones cuando el incumplimiento se origine en caso fortuito, fuerza mayor, actuaciones de la Administración u otra causa no imputable al contratista debidamente acreditada.
El contratista deberá comunicar la situación mediante correo electrónico [email protected] dentro de los dos días hábiles siguientes a su conocimiento y aportar la prueba correspondiente.
La aplicación de la sanción requerirá un acto motivado, con indicación de los hechos, la prueba, la forma de cálculo y el monto, respetando el debido proceso.
El cobro podrá realizarse con cargo a los saldos pendientes de pago y, cuando esa alternativa no resulte viable, mediante la ejecución de la garantía de cumplimiento.
Para el cobro de multas o cláusulas penales no será necesario demostrar la existencia de un daño o perjuicio.
En caso de abandono o incumplimiento total no se continuarán aplicando sanciones económicas con posterioridad a su configuración. La Administración podrá iniciar la resolución contractual, ejecutar la garantía de cumplimiento y determinar las demás responsabilidades correspondientes.

22. Causales de exclusión

Serán causales de exclusión:

• Presentación de la oferta fuera del plazo o por un medio distinto.
• Falta de firma digital o representación válida cuando el defecto no resulte subsanable.
• Precio superior al presupuesto disponible.
• Presentación de un precio incierto, incompleto, condicionado o que excluya componentes esenciales.
• Incumplimiento de las especificaciones técnicas mínimas.
• Falta de fichas técnicas o imposibilidad de verificar el equipo ofrecido.
• Incumplimiento de la experiencia mínima requerida.
• Presentación de información falsa o contradictoria que afecte la elegibilidad de la oferta.
• Incumplimiento de obligaciones con la CCSS o la Administración Tributaria, según corresponda.

23. Consultas, aclaraciones y modificaciones

Las consultas y solicitudes de aclaración deberán presentarse mediante el correo electrónico [email protected] hasta el lunes 14 de setiembre de 2026, a las 12:00 p. m. Las respuestas, aclaraciones y modificaciones serán comunicadas mediante correo electrónico y formarán parte integral del pliego de condiciones. Cuando una aclaración o modificación pueda afectar la preparación de las ofertas, será comunicada oportunamente a las personas participantes o interesadas, procurando garantizar igualdad de trato, transparencia y acceso a la misma información.

24. Recepción y apertura de ofertas

Las ofertas se recibirán mediante el correo electrónico [email protected] hasta el viernes 18 de setiembre de 2026, a las 12:00 p. m. En el asunto del correo deberá indicarse: “OFERTA – LICITACIÓN REDUCIDA N.° 11-IPEC BARVA-2026” No se admitirán ofertas recibidas después de la fecha y hora límite establecidas. Para determinar su presentación oportuna se considerará la fecha y hora de ingreso registrada en la cuenta de correo electrónico establecida para la recepción. La apertura de las ofertas se realizará el lunes 21 de setiembre de 2026, a las 3:00 p. m., en sesión de la Junta Administrativa del IPEC Barva, y se dejará constancia de las ofertas recibidas.

25. Vigencia de las ofertas

Las ofertas deberán mantenerse vigentes por un mínimo de sesenta días hábiles contados a partir de la fecha de apertura.

26. Acto final y formalización

La Junta emitirá un acto final motivado y lo comunicará a las personas oferentes por el medio establecido para el procedimiento. La relación contractual se formalizará mediante el documento, orden de compra u otro instrumento que corresponda, una vez firme la adjudicación y rendida la garantía de cumplimiento.

27. Integridad del pliego

La presentación de la oferta implica el conocimiento y aceptación de este pliego, sus anexos, aclaraciones y modificaciones. Las aclaraciones y modificaciones que sean comunicadas oficialmente por la Junta Administrativa formarán parte integral del presente pliego. El expediente de la contratación estará conformado por el acuerdo de inicio, certificación presupuestaria, pliego de condiciones, invitaciones, consultas, aclaraciones, ofertas, estudios técnicos, actos de la Junta, comunicaciones y demás documentación generada durante el procedimiento.

28. Aprobación

El presente pliego fue preparado en Barva de Heredia el 31 de julio de 2026 y entrará en vigor una vez aprobado el inicio del procedimiento por parte de la Junta Administrativa del IPEC Barva.

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